Schritt für Schritt zum digitalen Briefverzeichnis

Jede Briefedition – ob gedruckt oder digital erschienen – kann ein digitales Briefverzeichnis im „Correspondence Metadata Interchange Format“ (CMIF) bereitstellen und beim Webdienst correspSearch registrieren lassen.

Um möglichst einfach eine CMIF-Datei zu erstellen, steht Ihnen auf correspSearch.net der CMIF Creator zur Verfügung. Die Erstellung mit Hilfe des CMIF Creators ist hier im Folgenden ausführlich erklärt.

Start

Rufen Sie den CMIF Creator auf und beginnen Sie ein neues Briefverzeichnis, indem Sie auf „Start“ klicken.

Schritt 1: Metadaten

In diesem Schritt geben Sie Informationen über die CMIF-Datei, die Sie gerade bearbeiten, ein. Folgende Angaben müssen dabei gemacht werden:

• Titel der CMIF-Datei: Der Titel kann frei gewählt werden, sollte aber nicht zu lang sein. Beispiel: „Briefwechsel Alexander von Humboldt / Varnhagen von Ense 1827-1848“
• Ersteller*in der CMIF-Datei mit Vornamen und Namen.
• E-Mail des/der Ersteller*in: Zur ersten Kontaktaufnahme bei technischen und inhaltlichen Fragen
• Herausgeber*in der Datei: Anbieter der Datei bzw. Daten. Kann auch eine Institution sein. Dieses Feld wird als Urheber im Sinne der CC-BY 4.0-Lizenz (siehe unten) verstanden und verwendet.
• Website des Herausgebers: Insbesondere bei Institutionen bietet sich an, die offizielle URL mit einzutragen.
• URL zur CMIF-Datei: Hier wird die URL, unter der später die CMIF-Datei erreichbar sein wird, eingetragen. Dadurch kann die Datei immer zu ihrem Ursprung zurück verfolgt werden.
• Lizenz: Die Datei (nicht die Publikation, aus der die Metadaten stammen!) muss unter einer freien Creative-Commons-Lizenz stehen, damit die rechtlich sichere Weiterverarbeitung und Nachnutzung durch correspSearch und andere Dienste und Forscher*innen möglich ist. Wählen Sie hier eine der zwei möglichen Creative-Commons Lizenzen:
  • CC0 – Public Domain Dedication
  • CC-BY 4.0 Namensnennung

Schritt 2: Bibliographische Angaben

Geben Sie in diesem Schritt die bibliographischen Informationen der Publikation an, für die Sie das Briefverzeichnis bereitstellen bzw. der sie die Briefmetadaten entnehmen. Falls erforderlich können Sie auch mehrere Publikationen eintragen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer mehrbändigen Reihe, jeden Band einzeln erfassen.

Schritt 3: Briefdatensätze

Hier erfassen Sie die Metadaten der edierten Briefe – also Absender*in, Schreibort, Datum sowie Adressat*in, Empfangsort und -datum. Für jeden Brief wird dabei ein neuer Datensatz angelegt. Füllen Sie soviel Angaben wie bekannt sind aus; sind Informationen nicht vorhanden (wie z.B. das Empfangsdatum) können Sie die entsprechenden Felder einfach leer lassen. Tipp: Mit der Tabulator-Taste können Sie schnell zum nächsten Feld springen. Die Angaben im Einzelnen:

• Briefnummer: Hier tragen Sie die Briefnummer ein, falls eine in der Edition vergeben wurde.
• URL zum Brief: Falls die Edition online digital vorliegt und eine direkte URL zum Brief existiert, können Sie diese hier eintragen.
• In: Gibt die Publikation an, aus der der Briefdatensatz stammt bzw. auf den er sich bezieht. Ist in der Regel schon vorausgefüllt, es sei denn Sie haben mehrere Publikationen angegeben.

Jeweils zu Absender und Empfänger:

• Name: in der Schreibweise Vorname Nachname. Einmal eingegebene Namen bietet das Formular samt Norm-ID bei der nächsten Eingabe zur Auswahl an.
• Norm-ID aus GND, VIAF etc.: Hier sollte nach Möglichkeit für jede Person eine ID aus einer Normdatei eingetragen werden. Dabei muss stets nicht nur die Nummer, sondern die ganze URI eingetragen werden, z.B. http://d-nb.info/gnd/118805193. Über die Schaltfläche rechts vom Feld können Sie (auf Basis des eingegebenen Namens) direkt in der GND suchen und aus den Treffern einen auswählen.
• Norm-ID aus GeoNames: Für jeden Ort sollte eine ID aus der freien Datenbank „GeoNames“ eingetragen werden. Über die Schaltfläche rechts vom Feld können Sie (auf Basis des eingegebenen Namens) direkt in GeoNames suchen und aus den Treffern einen auswählen. Einmal eingegebene Namen bietet das Formular samt Norm-ID bei der nächsten Eingabe an.
• Damit der Webservice correspSearch und andere Programme die Datumsangaben auswerten können, müssen diese maschinenlesbar notiert werden. Gemäß den Richtlinien der TEI gibt es drei Datumsarten:
  • Genauer Zeitpunkt, z.B. „14. März 1830“
  • Genaue Zeitspanne, z.B. „3.4. bis 7.4.1834“
  • Ungefährer Zeitraum, z.B. „Sommer 1838“

Für alle Datumsarten muss ein Datum im Format „JJJJ-MM-TT“, „JJJJ-MM“ oder „JJJJ“ eingegeben werden. Alle anderen Angaben (z.B. 1808-03/04) können technisch leider nicht verarbeitet werden. Daher müssen diese Datumsangaben für die CMIF-Datei entsprechend „übersetzt“ werden.

Schritt 4: CMIF-Datei speichern

Sie können die CMIF-Datei zu jedem Zeitpunkt im Schritt 4 auf ihrem Rechner speichern. Dabei wird als Dateiname der in Schritt 1 vergebene Titel zusammen mit dem aktuellen Tag und Uhrzeit gesetzt.

Die gespeicherte Datei können Sie jederzeit weiter bearbeiten, in dem Sie beim Start kein neues Briefverzeichnis beginnen, sondern eine existierende CMIF-Datei laden.

Schritt 5: Veröffentlichung und Registrierung

Wenn Sie die Erstellung des Briefverzeichnisses abgeschlossen haben, können Sie ihre CMIF-Datei als XML abspeichern. Diese XML-Datei müssen Sie dann online bereitstellen und beim Webservice correspSearch registrieren. Zur Registrierung ist nur eine kurze E-Mail mit Angabe der URL an correspsearch@bbaw.de nötig. Bitte wenden Sie sich gern auch mit Fragen oder Problemen bei der Erstellung Ihres Briefverzeichnis, der Nutzung des CMIF Creator oder der Veröffentlichung Ihrer CMIF-Datei an uns!